Czym są księgi rachunkowe?
Księgi rachunkowe to zbiory danych, które obejmują zapisy księgowe. Są one uporządkowane chronologicznie, dzięki czemu łatwo zobaczyć obroty i saldo jakie jest generowane przez firmę. Taki zapis umożliwia również pokazanie aktywów i pasywów przedsiębiorstwa.

Księgi rachunkowe składają się z kilku podstawowych elementów, czyli:

• księgi głównej, służy ona do zapisów wszystkich zachodzących w firmie operacji, przy czym wykorzystuje się tzw.metodę podwójnego zapisu, czyli zapisanie operacji w księdze głównej, a następnie rozliczanie jej, poprzez księgowanie na określonych kontach głównych, a następnie kontach pomocniczych;
• dziennik, służy do tego, by zapisywać informacje o wszystkich operacjach;
• księga pomocnicza zawiera szczegółowe informacje i uzupełnia zapisy znajdujące się w księdze głównej;
• wykaz aktywów i pasywów, jest to spis wszystkiego co jest własnością firmy;
  -zestawienie obrotów i sald.

Główną zasadą prowadzenia ksiąg rachunkowych jest to, by były one prowadzone bez błędu (dane muszą być wprowadzane poprawnie i w całości) i bardzo rzetelnie (zapis musi odzwierciedlać rzeczywisty stan operacji). Co najważniejsze księgowa musi dokonywać wpisów na bieżąco, ponieważ w każdym momencie muszą one pokazywać rzeczywisty stan finansów przedsiębiorstwa.
Wszystkie wpisy dokonane w księgach muszą być kompletne, ale również poprawnie zakwalifikowane do odpowiednich kont głównych i pomocniczych.

Księgi rachunkowe muszą być otwarte nie później niż dwa tygodnie od rozpoczęcia działalności lub od momentu kiedy zaszła w firmie zmiana, która wymusza prowadzenie księgi rachunkowej. Firma, której przychody za rok poprzedni wynoszą co najmniej równowartość 2.000.000 euro w polskiej walucie przeliczanej po średnim kursie, który jest ogłaszany przez Narodowy Bank Polski, na pierwszy dzień października roku poprzedzającego rok obrotowy, mają obowiązek rozliczać się poprzez księgi rachunkowe.

Księgi są otwierane na początku każdego następnego roku obrotowego, a zamykane w dniu kończącym rok obrotowy.

Zalety prowadzenia księgi rachunkowej to:

• możliwość przeprowadzenia szerokiej analizy finansowej firmy;
• możliwość bieżącego monitorowanie przychodów, wydatków, kosztów w przedsiębiorstwie.

Wady prowadzenia księgi rachunkowej to:

• wysokie koszty prowadzenia ksiąg rachunkowych;
• skomplikowany i zaawansowany system;
• obowiązek spełniania wielu wymagań, narzuconych poprzez ustawę o rachunkowości.

Obecnie do prowadzenia ksiąg wykorzystuje się programy finansowo-księgowe, z ręcznej ewidencji korzysta się bardzo rzadko.

Księgi prowadzone komputerowo należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego, można również przenieść treść zawartą w księgach na informatyczny nośnik danych, który zapewnia trwałość zapisu danych.

Zgodnie z zapisami w ustawie o rachunkowości z 29 września 1994 roku, przedsiębiorstwo może prowadzić księgi rachunkowe samodzielne lub zlecić ich prowadzenie podmiotowi zewnętrznemu, który świadczy usługi w tym zakresie.